Todo se imaginaba ella menos que estaríamos contradiciendo lo que pensaba que necesitaba para ser más eficiente y que inevitablemente estaríamos hablando de los elementos básicos de la delegación.
El día que Juliana y yo comenzamos a trabajar dentro de mi programa de mentoría la pobre se llevó más de una sorpresa al ser desafiados todos sus paradigmas en cuanto a lo que realmente iba a lograr a través del proceso.
Ella pensaba que no tenía resultados debido a su “desorden” y que al “organizarse” al fin cumpliría con los cientos de ítems en su recolección de tareas. No se le había ocurrido que ella se podía clonar.
Ajá, me refiero clonarse a uno mismo para que hayan dos de uno y así cumplir con la interminable lista de tareas, lo que bien podría ser la fantasía máxima de la productividad. Pero para poderse clonar hay que delegar.
De cómo la Tríada Esencial te ayuda a minimizar tu lista de tareas
Ya hablamos sobre reducir tu lista de tareas, eliminando el exceso de ítems.
Otra estrategia para reducir tu lista es delegar todo lo que no deberías estar haciendo tú (y créeme, es más de lo que crees).
Pero primero entendamos tres cosas que casi en el 100% de los casos, hacen que los estudiantes Esencialistas como Juliana abran los ojos como platos porque no se lo esperan.
Lo que yo llamo “La Tríada Esencial” que básicamente comprende tres conceptos revolucionarios:
1. A mí tu jefe me importa un pepino. A mí me importas tú.
En Esencialista no aprendemos a administrar conscientemente el tiempo para que tu jefe te exprima un poco más. Lo hacemos para que tengas una vida más plena y feliz, estando completamente presente en el aquí y ahora. Y eso repercute, inevitablemente, en tu trabajo.
2. No es necesario realizar todos los ítems de tu lista de tareas.
No se trata de “organizarte” para, ahora sí, atacar todos tus pendientes. Se trata de seleccionar las tareas que directamente afectan tus resultados, tanto en lo personal como lo profesional y dedicarte primero a esas. Lo demás es negociable.
3. No es necesario que todo lo hagas tú.
La afirmación puede parecer extraña, pero es cierta. Si logras vencer los 7 miedos naturales a la delegación, comenzarás a verla de forma creativa para descargar algunas de tus tareas en personas que sean más idóneas para ejecutarlas y que probablemente desean la oportunidad de crecimiento.
Teniendo a la Tríada Esencial como punto de partida y entendiendo que todo este asunto se trata de lograr más haciendo menos, revisemos pues los elementos básicos de la delegación.
Elementos básicos de la delegación
La delegación de tareas comienza mucho antes de que le encomiendes una tarea a alguien. Incluso hay que empezar a tomar acción hacia la delegación aun cuando no haya recursos de dinero o de personas para realizarla, implementando estas dos estrategias que traté en un reciente #ScopeEsencial.
Pero también es necesario tener claros los seis elementos básicos de la delegación desde antes, si realmente quieres ser efectivo y que tanto tú como la persona a quien le estás delegando, obtengan todos los beneficios de esta increíble estrategia.
1. La tarea
¿Exactamente qué tarea o tareas vas a delegar? Primero que todo, ¿sabes cuál es toda tu lista de tareas? ¿Sabes a qué te dedicas todo el día?
Si no lo tienes claro, hace poco publiqué mi método (con su imprimible) para hacerlo, llevando un sencillo registro de tiempos.
El registro de tiempos te permite conocer con precisión qué es todo lo que haces, todos los días, dándote un panorama completo del cual elegir las tareas susceptibles de delegación.
Cuando hablo de “tarea” me refiero a pensar en el resultado específico que se quiere lograr y analizar si requieres ayuda con todos los pasos o solo con algunos.
2. La persona
¿Sabes a quién le vas a delegar determinada tarea? Piensa siempre en lograr la más alta contribución tuya y de las personas que colaboran contigo. 
Todos tenemos habilidades y talentos. ¿Quién es la mejor persona para realizar la tarea? ¿Quién va a disfrutar haciéndola, logrando mayor calidad en menos tiempo?
¿Quién está en posición y con deseo de asumir un nuevo reto?
La delegación es realmente efectiva cuando se asigna la tarea correcta a la persona correcta Es posible, claro, equivocarse cuando uno apenas comienza a delegar.
Es posible cometer errores al elegir a la persona equivocada. Pero es un riesgo que hay que asumir, aprender de ello y seguir delegando, haciendo el esfuerzo de realmente conocer a las personas a tu alrededor.
3. El procedimiento
¿Tienes claros los pasos específicos para lograr el resultado? En algunas ocasiones así será y podrás comunicarle a la persona exactamente cómo se realiza la tarea.
Especialmente si has sido una persona juiciosa y has documentado tus procesos.
En otras ocasiones vas a necesitar que la persona misma investigue el “cómo” y luego te presente un plan de trabajo.
En todo caso el procedimiento debe quedar claro para establecer en concenso los puntos de control y seguimiento.
4. Las expectativas
¿Qué nivel de autonomía tendrá la persona para realizar la tarea? ¿Deberá reportarte cada paso? ¿O solamente cuando haya obtenido el resultado?
Y ¿en qué puntos del proceso esperas recibir informes? ¿Cuál es específicamente la fecha y el protocolo de entrega?
Dejar absolutamente claras las expectativas es clave para que la delegación no se convierta en una pesadilla en la que tienes que estar más involucrado de lo necesario.
5. Los recursos
¿Tiene la persona las herramientas y el entrenamiento para realizar la tarea? ¿Le has presentado a otros colaboradores que la pueden sacar de apuros?
¿Le has entregado el documento del proceso? ¿Le has dado toda la información de referencia?
Cuando hablo de los recursos me refiero a entregarle a la persona todo lo que pueda necesitar ahora y en el futuro para realizar la tarea con la menor intervención tuya.
Si la persona tiene que venir a hacerte preguntas varias veces por día, porque no le has entregado toda la información, entonces estás contradiciendo el propósito del proceso porque no te puedes desprender como deberías.
No quiere decir que delegas una tarea y te eliminas de la ecuación (aunque esos casos sí existen), sino que entregas la mayor cantidad de recursos para que la persona tenga la autonomía para que tú no tengas que estar encima de todo.
6. El seguimiento
En primera medida, y esto es súper importante, dale espacio a la persona para respirar y encontrar su propia forma de lograr el resultado. Acepta que puede ser mejor que la tuya.
En algunos casos delegarás tareas que requieren tu supervisión constante, mientras la persona se entrena y se vuelve experta.
En otros, la tarea es simple y con poca información y capacitación la persona la puede llevar a cabo.
Asegúrate (al menos las primeras veces) que la tarea se está cumpliendo a cabalidad, que los estándares de calidad se alcanzan y que los tiempos de entrega se cumplen.
Sí, a la larga la idea es que tú ya no intervengas.
Pero piensa en la delegación como enseñarle a un niño a caminar: Al principio lo sostienes, le ayudas y le muestras el camino. Pero eventualmente tienes que soltarlo para que pueda correr.
Debes darle confianza y ánimo para que pueda solo. Si no lo sueltas, si supervisas cada paso, si estás encima constantemente sobre-corrigiéndolo, el objetivo de la delegación no se cumple.
Y te has puesto encima aún más carga que la que tenías antes.
La delegación es una estrategia muy poderosa para reducir tu lista de tareas, empoderar y ayudar al crecimiento de tus colaboradores, liberar tu carga de trabajo y usar tu tiempo inteligentemente en aquello en lo que ofreces tu más alta contribución.
Por eso, a pesar del miedo, la duda y la pereza, te invito a comenzar a delegar desde hoy, incluso si no tienes los recursos para hacerlo.
Y para ayudarte a empezar con la delegación el imprimible de Mayo es la Lista de Esperando Respuesta en la que puedes comenzar a consignar en un mismo lugar qué tareas has delegado, a quién y cuándo debes hacer seguimiento.
Así mantienes el control sobre los resultados y no se te olvida preguntar por lo que otros te están debiendo.
Para obtener el imprimible regístrate GRATIS aquí o dando click en la imagen o el botón de abajo.
Ahora es tu turno
Ve a los comentarios y dinos: ¿Cuál de los seis elementos debes trabajar más para empezar a delegar? ¿Cuál es la primera tarea que planeas delegar y a quién?
¡Cuéntale a tus amigos!
Los 6 elementos básicos de la delegación de tareas
Piensa siempre en lograr la más alta contribución tuya y de las personas que colaboran contigo.
La delegación es realmente efectiva cuando se asigna la tarea correcta a la persona correcta
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