Todo empieza un día cuando sacas tus jeans favoritos porque tienes una cita romántica o una cena con tus amigas.
Ya sabes, esos jeans que te hacen ver regia y sentirte como una reina. Y comienzas a meter las piernas y oh, oh…
Los jeans no suben… Pánico… sorpresa…
No…
lo puedes…
creer…
¡Justo hoy!
Maldiciendo y con resignación buscas otra alternativa y te vas a tu evento con la firme decisión de pedir una cita con la nutricionista.
Porque claramente debe ser algo que estás comiendo y con seguridad tu resistencia a hacer ejercicio al fin se está manifestando.
Y ¿qué es lo primero que te pone a hacer la nutricionista?
Te entrega un cuadro impreso (un planeador) en el que te pide que lleves un registro de todo lo que comes y que se lo traigas para la próxima cita.
(Ahora que lo pienso un registro de comidas sería un excelente imprimible del mes… 😉 )
Y ¿qué es lo segundo que hace? Te sube a ese dispositivo de tortura china: la báscula.
Y ¿qué es lo tercero que hace? Te toma medidas. Va sacando su metro de costurera y te toma el contorno de la cintura, de la cadera, del cuello, del muslo, del brazo…
Oh, sí… quisieras que te tragara la tierra… o al menos despertar de la pesadilla…
Del vademécum de mi ex-jefe
Yo solía tener un jefe que tenía un montón de frases célebres; y la que aplica a esta desastrosa situación es:
Exacto. Tú estabas muy confiada en que tus malos hábitos de alimentación y actividad física no tenían consecuencias.
Hasta que tus jeans te informaron lo contrario. Y ¿por qué la nutricionista te toma medidas y te pone a llevar un registro?
Porque no se puede mejorar lo que no se conoce 
¿Qué tanto lo quieres?
Mejorar en tu administración consciente del tiempo es muy similar a bajar de peso o ser saludable o mejorar tu situación financiera.
Son cosas de desarrollo personal que requieren trabajo, consistencia y ante todo, un alto nivel de compromiso.
Porque quien te diga que bajar de peso, mejorar tus finanzas o dejar de perder el tiempo es fácil, te está mintiendo. Es así de simple.
Sin embargo, puedes usar herramientas para ayudarte a ser más efectivo y eficiente.
Está en tus manos elegir: ¿Vas a seguir quejándote? ¿O estás listo para tomar acción, decisiones y comenzar un proceso de conscientización y mejora?
¿Cómo dejar de perder el tiempo?
Bueno, el primer paso es traer a la consciencia lo que está pasando realmente con tu tiempo.
Porque es siempre lo mismo, te quejas de que no te alcanza el tiempo y de que tienes más cosas que las que una sola persona puede hacer.
Que no sabes a dónde se te van los días y las semanas, sin realmente avanzar en nada. Que te sientes como una de las pelotas en una tómbola de bingo.
Entonces ¿por dónde empezar? ¿Cuál es la respuesta?
La respuesta es llevar un registro diario de tiempos, es decir, igual que con las comidas para la nutricionista, igual que con tus gastos en dinero, vas a registrar una por una TODAS las actividades que realizas en tu día y cuánto te demoras en cada una.
Sí, ya sé, ya sé… ya oigo el “aggghhhh” de tu mente cuando te digo que hay que llevar el registro MINUCIOSO de tus actividades, por un periodo de unas semanas hasta al menos dos meses. :-O
Yo nunca dije que fuera a ser fácil o divertido, ¿cierto? Pero te garantizo que este ejercicio te va a dar tanta claridad, que vas a lamentar no haberlo hecho antes.
Ventajas de llevar el registro diario de tiempos
- Vas a darte cuenta de qué actividades ocupan tiempo pero no afectan directamente tus resultados y pueden ser eliminadas, delegadas o automatizadas.
- Vas a reconocer exactamente qué actividades traen el mayor retorno de tu inversión de tiempo y energía.
- Vas a encontrar oportunidades de crecimiento para otras personas de la organización, a través de la delegación de tareas que no deberías estar haciendo tú.
- Vas a entender dónde están los embudos o cuellos de botella que retrasan tu operación.
- Vas a tener datos concretos y específicos para establecer si realmente tienes más trabajo que el que una sola persona puede hacer y por lo tanto, datos duros para negociar con tu jefe la re-distribución de funciones o la contratación de personal de apoyo.
- Vas a tener claridad para tomar decisiones sobre a qué darle el sí y a qué decirle no, todos los días.
Saber exactamente en qué ocupas tu tiempo
Este es mi proceso de tres pasos para hacer consciencia de en qué estás ocupando tu tiempo:
Paso 1: Busca en qué medio llevar tu registro
Si eres una persona de tecnología, ¡genial! ¡Hay una app para eso!
Mi recomendación es que uses Toggl que es una herramienta excelente y automática que lleva el registro de tus actividades.
Aunque hay otras apps que hacen lo mismo, esta es la que yo uso todos los días. Sí, he creado el hábito y yo registro todas mis actividades diarias de trabajo, en Toggl.
Puedes crear categorías e incluso clientes para que la información sea mucho más fácil de analizar a través de los reportes automáticos que te da esta aplicación.
Si eres de tecnología, pero no quieres aprender una nueva app, puedes llevar el registro en Excel y con el imprimible de este mes, incluiré una plantilla (con fórmulas) para que lo puedas hacer.
Si eres más bien de papel y lápiz, pero quieres un formato bien diseñado, puedes registrarte gratis para recibir el Imprimible del Mes en mi Biblioteca de Imprimibles, que es un Registro de Tiempos para que lleves tu registro diario.
Y si eres de espíritu más libre, puedes llevar tu registro en tu cuaderno o post-its, o ¡como quieras!
Paso 2: Comienza a llevar el registro
Una vez que sabes qué medio vas a usar para llevar el registro diario, hay que tomar algunas decisiones:
Primero: ¿Profesional o personal o ambas?
Pregúntate: ¿Vas a medir solo el tiempo de trabajo o en la oficina? O ¿vas a medir lo que haces en todo el día desde que despiertas hasta que te vas a la cama?
Esto es importante porque la respuesta establece las actividades de inicio y de cierre.
Ambos enfoques son válidos y el que elijas depende de tu situación en particular.
Segundo: Define categorías
¿Cuáles son unas categorías generales de las actividades que quieres documentar?
Por ejemplo, tomemos un empleo común de una persona en un área administrativa de una empresa. Esta persona podría tener, hablando a grosso modo, cuatro categorías de actividades:
Resultados: Actividades inherentes a lo que produce y vende la empresa o a las funciones particulares de ese cargo. Estas son importantes, porque son por las que se mide tu gestión y las que directamente afectan los resultados de la organización.
Soporte: Actividades de soporte, no directamente relacionadas con los resultados, pero necesarias para la operación. Estas son las menos importantes e incluso, personas de menor jerarquía podrían realizarlas.
Clientes: Actividades relacionadas específicamente con interacciones con clientes. Generalmente estas actividades también son importantes (y muchas veces urgentes) porque los clientes están directamente relacionados con los resultados. Sin embargo, ¿es tu cargo o departamento quien debe realizarlas?
Mejora: Tareas o proyectos internos de mejora o desarrollo o nuevos procesos en los que se está trabajando actualmente. Generalmente no son urgentes, pero son importantes para el avance de tu cargo y probablemente no les dedicas suficiente tiempo.
Obviamente, tú debes identificar las categorías de tu trabajo. A lo mejor no son cuatro, sino tres, o cinco o seis.
El propósito es poder agrupar actividades en categorías grandes que te permitan llegar a conclusiones sobre en cuáles ocupas más tiempo.
Tercero: Lleva el registro diario
Toma la herramienta que decidiste usar para el registro y construye una tabla. Agrégale las siguientes columnas:
- Fecha: La del día del registro
- Categoría: La que corresponda, según las que definiste arriba
- Tarea: Descripción de la tarea
- Hora de inicio: La hora en la que empezaste esa tarea
- Duración: El tiempo que demoraste en esa tarea
¿Qué pasó con la hora de finalización? La hora de finalización es la hora de inicio de la siguiente tarea. Esto quiere decir que la Duración es la resta entre la hora de inicio de la tarea siguiente y la hora de inicio de la tarea actual, o sea A – B = C.
Veamos un ejemplo:
En otras palabras, para finalizar tu día vas a registrar una tarea o actividad llamada “Salida” si sólo estás registrando el tiempo en la oficina o “Cama” si estás registrando todo tu día.
Al registrar la hora de finalización (salida o cama), puedes entonces hacer la resta para obtener la duración de la última actividad que realizaste. Así:
Paso 3: Analiza tus datos
Al final de cada día, reúne todos tus registros y suma el tiempo que ocupaste en cada categoría.
Si lo prefieres, puedes hacer el análisis semanalmente, pero la suma se hace por cada día. Es decir, examinas en detalle en qué ocupaste el tiempo día por día.
Idealmente vas a llevar el registro de tus actividades diarias al menos dos meses para tener datos más sólidos.
Sin embargo, la revisión diaria del top 3 de categorías en que más ocupas tu tiempo te comenzará a mostrar patrones en pocos días.
¿Qué tan divertido es?
Bueno, si tienes mi nivel de ñoñez, probablemente te parezca divertido e interesante tener datos concretos y saber realmente cómo dejar de perder el tiempo.
Si no eres tan ñoño, no, esto no es divertido. Como bajar de peso no es divertido, como aprender sobre finanzas no es divertido (para muchos), como pasar por un tratamiento médico no es divertido.
Pero es necesario (y totalmente vale la pena) si quieres poner tus pendientes bajo control y tomar decisiones conscientes sobre a qué dedicarle tiempo y energía.
Quisiera poderte decir que es fácil y que si te pasa una semana y no has llevado tu registro, todo va a mejorar, pero no es así.
Este proceso requiere tu compromiso y tu enfoque para muy juiciosamente ir anotando absolutamente todo lo que haces y cuánto te demoras haciéndolo. Solo así verás los resultados.
¿Quieres empezar ya? ¡Déjame ayudarte!
El imprimible de este mes es el Registro de Tiempos. Encuentra en este imprimible espacio para registrar todas tus actividades diarias y luego identificar el top 3 de categorías en las que más ocupaste tiempo.
Incluiré también un formato en Excel con fórmulas para los que prefieran usarlo en digital.
Regístrate ya para tener acceso a la Biblioteca de Imprimibles y allí descargar este fantástico imprimible que te va a dar claridad como nunca antes.
Ahora es tu turno
Ve a los comentarios y dime: ¿Te comprometes a llevar tu registro de tiempos? ¿Qué actividades sospechas que son las que se están llevando tu tiempo hoy? ¿Qué acciones piensas tomar para reducir el tiempo que ocupas en ellas o eliminarlas?
¡Cuéntale a tus amigos!
Deja de perder el tiempo con esta simple pero poderosa estrategia
No se puede mejorar lo que no se conoce
Y seré infinitamente feliz si icompartes usando estos botones:
Hola! Me encanta lo que propones, de hecho es una de mis frustraciones, porque soy músico, y como dicen por ahí: el tiempo es para los músicos lo que el espacio para los arquitectos. Yo siempre he sido de programar horarios, pero últimamente estoy procrastinando mucho por el cansancio físico, y termino más estresada! Muchas gracias por tan genial aporte! Y bueno,me parece divertido jaja
Excelente, Bárbara! No había oído ese dicho sobre los músicos, qué interesante! Espero que uses la estrategia y vuelve aquí para contarnos cómo te fue!
Y a propósito, Bárbara! Si disfrutas de este ejercicio, entonces celebro tu nivel de ñoñez!
Este post me ha hecho ver la luz. Estoy usando Toggl, con su sistema de clientes y proyectos. El problema es que mi lista de clientes ha empezado a crecer hasta hacerse poco manejable.
Tu sistema de categorías me ha hecho ver la luz. Voy a crear mis propias categorías (de momento solo 3 porque creo que cuantas menos mejor) y a adaptar el sistema de Toggl a mi
“esquema mental” sobre cómo organizar el trabajo.
¡Muchas gracias!
Me encanta, Ana!!! Toggl es excelente y te va a dar mucha claridad sobre lo que pasa en tu día a día. Esta información es muy poderosa porque incluso te permite hacer estimados de los tiempos de los proyectos, y calcular tus costos con base en cuánto tiempo gastas en cada actividad.
Espero verte por aquí de nuevo y cuéntanos cómo te va en un par de meses cuando hayas recolectado suficiente informacióny hayas comenzado a tomar algunas decisiones. Un abrazo!