¿Te ha pasado que tienes que hacer la misma cosa muchas veces y que siempre metes la pata en el mismo punto? ¿Qué pasaría si fuera posible automatizar tareas para agilizar tiempos y evitar errores?
Es como cuando llegas a tu casa y luego no sabes dónde dejaste las llaves. O cuando preparas a tu hijo para el colegio, pero se te olvida darle su merienda.
Todos tenemos mil cosas en la cabeza. Todo se mueve demasiado rápido y son muchas las pelotas con las que debes hacer malabares… a diario. ¿O no?
Y, en los últimos dos meses he estado precisamente publicando miniLecciones encaminadas a reducir, lo más que se pueda, el número de pelotas que tienes que balancear al mismo tiempo.
En otras palabras, reducir la cantidad de ítems en tu lista de tareas. Porque ¿sabes qué?
No es necesario hacerlo todo. Y no es necesario que lo hagas tú 
o por lo menos no es necesario que le pongas el 100% de tu atención
No se trata de “organizarte” para ahora sí, por fin, tachar todas las tareas de tu lista. No funciona así.
Qué tal que yo te dijera que es posible aliviar tu carga en un 30%… ¿Eso te ayudaría? ¿Qué tal un 40%? ¿Qué tal un 50%? ¿Valdría para ti la pena explorar estas opciones?
Se trata de hacer menos, para lograr más. Se trata de destinar tus recursos (energía, atención y sí, tiempo) a las tareas correctas, las que mueven la aguja, las que afectan directamente los resultados que quieres obtener.
La clave, entonces, es definir cuáles son específicamente esas tareas.
Todo esto ¿para qué? Pues para estar más presente en todos los momentos de tu vida, para que sea más rica, más jugosa y para ser más feliz.
Ya sé, ya sé… estas afirmaciones pueden sonar locas, imposibles o utópicas. Y, ciertamente, aunque suena simple, no siempre es fácil.
Todo depende del compromiso que tengas con alcanzar la vida que deseas. ¿Realmente qué tanto la quieres?
Porque sí es posible, si bien en un principio requiere un trabajo adicional el poner en marcha los sistemas que soporten esa vida.
¿Por dónde empezar?
Comencé mostrándote cómo encontrar todos tus pendientes y el imprimible de abril te ayuda precisamente a eso.
Y ahí mismo te enseñé cómo eliminar todo aquello que no te comprometes a hacer. ¿Recuerdas que te dije arriba que no todo hay que hacerlo?
El mes pasado estuve hablando sobre la delegación, los miedos que conlleva y cuáles son los elementos básicos para comenzar a delegar. ¿Recuerdas que te dije arriba que no todo lo tienes que hacer tú? 😉
Y este mes quiero hablar sobre automatización, porque… ¿Recuerdas que te dije arriba que no es necesario que le des el 100% de tu atención a todo? Vale, la automatización te ayuda con eso.
¿Qué significa “automatizar tareas”?
Ya veo tu cara de preocupación al pensar que “automatizar tareas” tiene que ver con tecnología y quizás eso te asuste un poco.
Y sí, la tecnología te ayuda, pero no toda automatización tiene que ver con tecnología ¿Estamos?
Debo confesarte que este tema de la automatización saca a la ñoña que hay en mí porque es muchísimo lo que uno se puede ayudar y liberar una gran parte del peso, automatizando tareas.
Entonces mira…
Tomar decisiones gasta energía y tiempo. Pensar en todos los pasos de tareas repetitivas gasta energía y tiempo.
Y estos gastos de energía y tiempo ocupan tu atención. Cuando sumas todas las veces en el día que tienes que tomar decisiones y acordarte de pasos, te das cuenta de que es bastante y que además, no es que aporte mucho.
Es decir, se ocupa mucha energía y tiempo innecesariamente en partes de actividades que pueden de alguna manera hacerse más automáticas o más mecánicas y más abajo te voy a mostrar cómo.
La idea es analizar una tarea una sola vez, establecer con antelación las decisiones y pasos que se deben llevar a cabo y de ahí en adelante, simplemente permitir que este sistema se sostenga y te recuerde, sin tu intervención y sin gasto de energía y tiempo, qué es lo que hay que ejecutar.
Y, sí, en lo posible, buscar que al menos parte de una tarea sea realizada por una máquina o software.
Entonces revisemos los cuatro tipos de automatización que puedes comenzar a implementar desde hoy para agilizar muchos de los procesos, tareas o actividades que realizas a diario.
Rituales personales
Expliqué hace un tiempo cómo conocerse a sí mismo es clave para crear hábitos y cómo generar un hábito reduce la cantidad de energía necesaria para ejecutar una tarea al eliminar la necesidad de tener disciplina o fuerza de voluntad, y de tener que constantemente tomar decisiones.
Los hábitos hacen que las cosas sean automáticas y eficientes y reducen la posibilidad de error.
Entonces la pregunta es: ¿Qué cosas puedes volver un hábito en tu vida? ¿Qué rituales o procedimientos puedes implementar para minimizar el tiempo que gastas en ellos?
Algunos ejemplos son: Rituales de autocuidado, cocinar lo de la semana con antelación, congelando y refrigerando las porciones, tener sitios designados en la casa para las cosas, como las llaves o la ropa sucia, etc.
Si siempre lo haces de la misma forma y en la misma secuencia, le restas el peso de estar pensando cada día qué es lo que hay que hacer.
Plantillas
Seguramente conoces las plantillas de presentaciones en Power Point o tienes una plantilla de carta en tu trabajo con el membrete de tu empresa o tu firma en tus emails o tienes una taza medidora en tu cocina.
Todos estos son ejemplos de plantillas, componentes de una tarea que se usan una y otra vez, de la misma forma.
Cada vez que estés realizando una nueva tarea o proceso pregúntate: ¿Qué componentes de esta tarea podré estar usando más adelante?
Por ejemplo, ¿te encuentras a veces dando las mismas respuestas a los mismos tipos de emails?
Puedes crear toda una biblioteca de todos los documentos que usas constantemente y que puedes simplemente darle “copiar y pegar”, cambiar ciertos elementos y enviar según corresponda.
Diferentes respuestas por email, cartas o contratos en Word, hojas de cálculo en Excel, plantillas de edición de fotos, todos son ejemplos de plantillas que se pueden usar una y otra vez y solo cambiarle el contenido o una parte del contenido.
¿Qué de lo que haces ahora puedes estandarizar en una plantilla?
Procedimientos
Un procedimiento o un flujo de trabajo (o incluso un checklist o lista de chequeo) es un documento que describe paso a paso y en orden, cómo completar una tarea.
No se te vuelve a olvidar nada, liberas tu mente para que se pueda concentrar en lo importante, le pones orden al caos y lo mejor de todo: ¡La delegación se facilita un montón!
Cuando ya sabes los pasos de la tarea y los tienes bien documentados, es muy fácil comunicárselos a otra persona.
Este junio el Imprimible del Mes es el formato de Procedimiento. Un formato interactivo e imprimible para documentar todos los pasos para completar una tarea.
Incluye un ejemplo súper práctico, de la vida diaria y que cada mamá tendría su propia forma de implementar. 😉
Lo puedes obtener GRATIS registrándote a la Biblioteca de Imprimibles o usando el botón abajo.
Y estate pendiente, porque en la siguiente miniLección voy a estar profundizando sobre las ventajas de crear procedimientos y las claves para hacerlo eficientemente.
Software
Y la cuarta forma de automatización es a través de software. Aquí, vale, sí, se puede poner un poquito compleja la cosa, pero tu inversión de tiempo y dinero adquiriendo un software y/o entrenamiento para implementarlo, pueden traerte grandes ahorros y ganancias de eficiencia.
Hay software para muchas cosas, por ejemplo, para filtrar automáticamente tus emails o para contestarlos automáticamente según un conjunto de parámetros.
Puedes hacer que alguien te programe una hoja de cálculo que te calcule automáticamente los datos que necesitas. Puedes personalizar los atajos de teclado de tu computador o guardar texto que se expande a partir de pocos caracteres.
Puedes usar la aplicación de recordatorios de tu teléfono o las notificaciones de tu app de lista de tareas. Puedes comprar software para llevar tus finanzas sincronizándose con los datos de tu banco.
Incluso existe software que te auto organiza tus fotos, administra tu casa y hasta te mantiene actualizada la lista del mercado.
Las posibilidades son muchísimas. Es cuestión de revisar qué temas podrías agilizar y sacar de tu lista de tareas, invirtiendo en software.
Bueno, pues espero que esta miniLección te haya inspirado a mirar tu lista de tareas de una forma diferente y que los imprimibles que he estado compartiendo en estos meses soporten tu proceso.
Como te dije la próxima vez estaré profundizando en cómo crear procedimientos y te mostraré cómo yo personalmente creo los míos, así que espero verte por aquí pronto.
Ahora es tu turno
Ve a los comentarios y dinos: ¿Cuál de las formas de automatización te llama más la atención? ¿Cuál es la primera iniciativa de automatización que piensas tomar y cuándo?
¡Cuéntale a tus amigos!
Cómo automatizar tareas ahorrando la mitad del tiempo y liberando tu mente @SerEsencialista
No es necesario hacerlo todo. Y no es necesario que lo hagas tú
No toda automatización tiene que ver con tecnología
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