Soy bastante activa en Twitter. Recientemente publiqué allí una de las partes de mi serie sobre cómo reducir tu lista de cosas por hacer y alguien en Twitter me dijo “Imposible”.
Me propuse demostrar cómo sí es posible y por eso en los últimos meses he estado publicando miniLecciones en serie sobre este tema que es fundamental para retomar el control de tus pendientes.
Adicionalmente creé imprimibles que soportan cada paso y a los que tienen acceso todos los Esencialistas que se registren completamente gratis aquí.
Este mes estoy cerrando esa serie y por eso esta miniLección es simplemente un resumen de los puntos más importantes. Todo lo mejor de la serie en una sola miniLección, para que puedas comenzar a implementar ya mismo. ¿Vale?
Entonces empecemos.
Tu mentalidad
No se trata solo de ese mensaje en Twitter. De hecho con frecuencia escucho comentarios como: ¿Vivir sin incendios? Eso no es posible.
¿Tomar control de mis pendientes? Eso será para otra gente, pero es que tú no entiendes mi situación…
¿Administrar conscientemente el tiempo? Ja ja ja ja… Eso no se puede hacer… Este último tan reciente como el sábado pasado mientras hablaba con un enfermero en un consultorio médico y él no paraba de reír.
Esto es como todo lo que vale la pena: O tú quieres cambiar y estás dispuesto a hacer lo necesario y aprender… o… no.
Es así de simple. Eso no quiere decir que sea imposible lograrlo. Este mundo está repleto de historias de gente que transforma su vida. La pregunta es: ¿Eres tú uno de ellos?
¿O prefieres seguirte llenando de excusas para no emprender el camino hacia una vida mejor? Te la dejo ahí.
El todo es que sí es posible. Sí se puede. Tú decides creerlo o no. Solo necesitas saber cuáles son los pasos o las estrategias para lograrlo y luego, claro, implementarlas.
Tu lista de cosas por hacer
Para poder iniciar en este proceso primero tienes que haber recolectado todos y cada uno de tus pendientes en una misma lista.
Tienes que haber esculcado todas las categorías y subcategorías de pendientes de tu vida, tanto en lo personal como en lo profesional. Este es el punto de partida para implementar la primera estrategia.
El imprimible de Enero/2017 Listado de Recordatorios para la Recolección te ayuda a examinar todas esas categorías. El imprimible de Abril/2017 Suite de Lluvia de Ideas también te puede ayudar a definir pendientes que ya habías olvidado o que no has caído en cuenta que tienes. Puedes obtener acceso inmediato a la Biblioteca de Imprimibles, registrándote gratis aquí y descargar ambos imprimibles completamente GRATIS.
Con estas herramientas crea tu lista maestra de todos tus pendientes.
Para algunas personas este ejercicio es liberador. Sienten que se han quitado un peso de encima al dejar de cargar con sus pendientes en su cabeza.
Para otras personas este ejercicio es abrumador, porque resultan muchos más pendientes de los que esperaban y verlos todos en un mismo sitio les da una sensación de estarse ahogando.
Sin embargo, como dije antes, estamos en el punto de partida y en ambos casos vamos a tomar acciones concretas para llevar al mínimo esa gran lista.
Vamos pues con el primer paso.
Eliminar
Toma tu lista de cosas por hacer, ve ítem por ítem y pregúntate ¿Me comprometo a completar esta tarea?
Ojo, no a iniciarla, no a pensar en ella, sino a completarla. Deja de lado el miedo a quedar mal, o a perderte de algo o a enfrentar decisiones que tal vez no has querido tomar.
Y generalmente los “Nos” caen sobre tareas que crees que puedes negociar como las relacionadas con tu salud, tu bienestar y/o tus relaciones.
Da click aquí para entrar en mayor detalle en cómo eliminar.
Automatizar
Una vez has borrado todo ítem en tu lista de cosas por hacer que no te comprometes a completar, es momento de revisar qué puedes automatizar.
Cuando hablo de “automatizar” no estoy hablando necesariamente de tecnología, aunque la tecnología sí que te puede ayudar. Pero hay otras formas de automatizar que puedes explorar.
“Automatizar” se refiere a estandarizar tareas con el fin de que requieran un menor gasto de energía y sí, menos tiempo.
Entonces podemos hablar de rituales personales, plantillas, procedimientos y, ya metiéndole tecnología al asunto, software.
En la Biblioteca de Imprimibles encontrarás el Planeador Semanal de Autocuidado que fue el imprimible de Febrero/2017 y el Registro de Hábitos que fue el imprimible de Diciembre/2016 que te ayudan con los rituales personales.
Y el imprimible Junio/2017, Procedimiento, te ayuda a registrar flujos de trabajo o listados de tareas o checklists para completar una tarea.
Y da click aquí si quieres aprender una forma súper práctica de crear procedimientos.
Delegar
Ya no recuerdo dónde oí que la delegación es la forma de, efectivamente, clonarte para cumplir con tus objetivos.
La delegación generalmente conlleva muchos temores, porque el riesgo sí puede ser alto; pero los beneficios de lejos lo sobrepasan.
Conociendo los elementos básicos que debes considerar para poder delegar, es muchísimo más fácil decidir, con lista de cosas por hacer en mano, qué delegar.
No vale la pena delegar cosas que se han podido automatizar. Si hay un software que hace determinada tarea, entonces invierte en ese software en lugar de darle la responsabilidad a alguien más.
Se trata de ser lo más efectivo posible y si piensas que el software puede ser caro, piensa en cuánto vale la hora de trabajo de tus colaboradores y multiplica.
En todo caso has revisado tu gran lista maestra, ya eliminaste lo que no te comprometes a completar, ya automatizaste lo que se podía y ahora defines qué puede ser completado por otra persona.
Ayúdate con la Lista de Esperando Respuesta para hacer seguimiento efectivo a todas esas tareas que otras personas te deben entregar. Esta lista fue el imprimible de Mayo/2017.
Aplazar
Cuando has llegado a este punto ya has reducido tu lista de tareas significativamente. Ahora queda lo que solo tú puedes hacer.
Sin embargo ahora la pregunta es: ¿Esta tarea sí es importante? ¿Esta tarea es importante AHORA?
Qué tareas no son relevantes o pertinentes en este momento. Pueda que sepas que al final del día sí las vas a completar. Pero si eso no es en la próxima semana, o en el próximo mes, entonces consígnalas en la Lista de No Por Ahora, que es el imprimible de Julio/2017.
Y luego, revisa al menos mensualmente esta lista para determinar si hay algo que deberías completar este mes.
Conclusión
No es cierto que reducir tu lista de cosas por hacer o tu lista de tareas sea imposible. Obvio, no estamos hablando de hacer desaparecer la lista de tareas.
Estamos hablando de disminuirla. Le pregunto a mis estudiantes Esencialistas: ¿Un 20% de reducción te serviría? ¡Sí! dicen.
¿Qué tal un 40%? ¡Aún mejor! contestan.
Siendo muy diligente con estos pasos existe el potencial de reducir esa lista maestra a la mitad o mucho más, dependiendo de cada caso.
Esto te permitirá poderte enfocar en lo que es realmente importante en este momento, hoy, y no desgastarte en cosas que no deberías hacer, que pueden hacer otros, que se pueden automatizar o que serán importantes más adelante (pero no hoy).
Ahora es tu turno
Ve a los comentarios y dinos: ¿Cuál de las estrategias te llamó más la atención y por qué?
¡Cuéntale a tus amigos!
¡Increíble! ¡Insólito! Reducir tu lista de cosas por hacer sí es posible 
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