En el mes de la automatización es clave entender cómo hacer procedimientos. O de forma más elegante: Cómo “documentar” procedimientos.
Y debo confesarte que este tema me apasiona… no te imaginas cuánto. Siento como cuando uno tiene ocho años y los papás le dicen que vamos a comer helado.
Ya sé que es un poco raro… pero cuando aprendí cómo los procedimientos facilitan la vida, jamás miré hacia atrás. 
¿Alguna vez has cocinado arroz? ¿O cocinado cualquier receta?
Una receta es un procedimiento, es decir, un documento que puntualiza paso a paso y de forma secuencial (o sea, en orden), cada una de las actividades que se requieren para obtener un resultado.
Si has cocinado arroz, sabrás que ello tiene varios pasos. Y que estos pasos se tienen que hacer en orden.
No puedes ponerle la sal cuando el arroz ya está seco… bueno, podrías… pero no va a quedar rico. ¿Y qué pasa si se te olvida ponerle la sal y lo sirves así?
Tener el documento con la receta te ayuda a que no se te olvide ningún paso.
Y de hecho, te puede servir para ir marcando cada paso y mostrarle a tu pareja que sí cumpliste con todo y que puede, con toda confianza, probar tu hazaña culinaria.
Una vez que has dominado la ciencia de hacer arroz, puedes ponerte creativo y reemplazar o agregar ingredientes y pasos a tu procedimiento inicial.
{Aquí en Colombia nos gusta a veces ponerle trocitos de spaghetti, o salchicha, o papa, o verduras… e incluso Coca-Cola y uvas pasas, el conocido “arroz negro”}
Creo que ya es suficiente con el arroz…
En los últimos dos meses he estado escribiendo una serie de miniLecciones sobre cómo reducir tu lista de tareas.
Lo primero es saber cuáles son todas tus tareas. Entonces puedes tomar decisiones sobre qué y cómo eliminar, qué y cómo automatizar y qué y cómo delegar.
Hasta ahora estas han sido nuestras opciones.
Y hoy profundizaré en cómo hacer procedimientos para sacarle el mayor provecho a la automatización, porque es junio y decidí que junio es el mes de la automatización, ¿ok? 😉
Lo que ganas al saber cómo hacer procedimientos
Crear, hacer o documentar procedimientos tiene ventajas supremamente deseables.
- Haces el trabajo pesado de crear el procedimiento una vez. Y luego, simplemente lo sigues utilizando.
- Minimizas el gasto de energía, atención y tiempo para ejecutar la tarea (obtener el resultado).
- Estandarizas tus procesos, es decir, te aseguras que el resultado siempre se logra de la misma manera, garantizando la calidad.
- Te cercioras de ejecutar todos los pasos sin que se te olvide ninguno.
- Liberas tu mente para concentrarse en lo realmente importante en lugar de estarse acordando de los pasos de una tarea (Emmmmm ¿qué seguía?).
- Delegas con autoridad y facilidad ya que el procedimiento se encarga de comunicar y recordar cómo se hace una tarea.
- Dejas registro de haber cumplido con los pasos, lo que te da paz mental ya que un procedimiento puede convertirse en un checklist o lista de chequeo.
- Descubres partes del proceso que se pueden eliminar u optimizar.
Piénsalo. ¿Qué tanto se facilitaría tu trabajo si documentaras tus procesos? ¿Qué tanto se facilitarían las cosas en tu hogar si todos tuvieran claro qué hacer, cuándo?
Porque los procedimientos no son solo para lo profesional. También aplican para lo personal, como intenté expresarlo con el ejemplo del arroz.
Ahora, ¿cuál es la diferencia entre un proceso y un procedimiento? Para efectos de esta miniLección vamos a decir que son lo mismo.
Estamos hablando de detallar, en un documento que pueda ser consultado una y otra vez, todas y cada una de las actividades que, unidas y en orden, al final logran un resultado específico y concreto.
¿Vale? Entonces, ¿cómo puedes comenzar a implementar esta maravilla?
Cómo hacer procedimientos en cuatro pasos
Paso 1: Identificar
Hablemos de lo profesional. Con toda seguridad tienes claro cuáles son los objetivos de tu cargo, o dicho en otras palabras, por qué te pagan.
¿Qué procesos o tareas se requieren para cumplir con esos objetivos? ¿Cuáles de esos procesos son repetitivos? ¿Cuáles tienen impacto directo sobre tu operación?
Empieza haciendo una lista de estos procesos y decidiendo cuál quieres documentar primero. Si es la primera vez que documentas un proceso, elige uno “de prueba”, uno corto (de pocos pasos) y simple.
Si te sientes más confiado, entonces empieza por procesos que se realizan con mayor frecuencia y que tienen mayor incidencia en tus resultados.
Si hablamos de lo personal, haz una lista de procesos que realizas con frecuencia y elige el que más te entusiasme. Te voy a poner un ejemplo sencillo: Digamos que la tarea es hacer mercado. ¿Cómo sería el procedimiento?
PROCEDIMIENTO PARA HACER MERCADO
- Conseguir un cuaderno para hacer la lista y anotar lo que hace falta en…
- Revisar la nevera
- Revisar la alacena
- Revisar el área de lavandería
- Alistar las bolsas de tela y el carrito de mercado
- Asegurarse de llevar la tarjeta de crédito
- Asegurarse de llevar las llaves de la casa
Paso 2: Anotar
Una vez has elegido el proceso que quieres documentar es momento de dejar registro de los pasos en tu herramienta de recolección favorita.
Puede ser un cuaderno, si te gusta a papel y lápiz o puede ser en una app de notas como Evernote o una app de listas de tareas como Todoist o una app de proyectos como Asana.
Este es un ejemplo simplificado de mi propio procedimiento para crear, publicar y promocionar el imprimible del mes. Personalmente me encanta Asana para documentar mis procedimientos.
Comienza a ejecutar la tarea y en la medida que vas realizando cada actividad, la vas escribiendo, o dicho de otra manera, comienzas a hacer una lista de todas las actividades que te llevan al resultado.
Puedes ser todo lo detallado y preciso que quieras, puedes incluír fotos o videos para ilustrar cómo se hace un paso. Todo depende de la herramienta que estés usando para documentar y de lo que funcione para ti.
Paso 3: Revisar
Una vez tienes la primera versión de tu procedimiento es momento de revisarlo y mirar cómo podría ser mejor. Pregúntate:
¿Es posible eliminar algo?
¿Es posible simplificar u optimizar algo?
¿Sería beneficioso re-organizar los pasos?
Paso 4: Probar
Hechos los cambios, pon a prueba tu procedimiento. Ejecútalo paso a paso siguiendo lo que registraste en tu documento y afina todo detalle que lo requiera. De aquí en adelante lo que te queda es comenzar a usarlo consistentemente.
Si más adelante encuentras que surgen ideas sobre cómo mejorarlo, entonces tómate el tiempo de documentar el nuevo proceso.
Opcional: Delegar
Ahora que tu procedimiento ha sido documentado y probado, vale la pena preguntarse si es posible delegárselo a otra persona.
Y si es así, el documento de tu procedimiento será vital para su éxito porque lo usarás para comunicar con claridad lo que se requiere para completar la tarea.
Y si eres más bien de los que prefiere escribir a mano o quieres usar un formato bellamente diseñado solo para tus procedimientos, te invito a registrarte GRATIS para obtener el Imprimible del Mes: El formato de Procedimiento.
¡Incluye los pasos que me enseñó mi mamá para hacer arroz! 😉
Ahora es tu turno
Ve a los comentarios y dinos: ¿Cuál será el primer procedimiento que crearás?
¡Cuéntale a tus amigos!
Cocinar arroz y cómo hacer procedimientos
Cuando aprendí cómo los procedimientos facilitan la vida, jamás miré hacia atrás.
Cuando creas procedimientos descubres partes del proceso que se pueden eliminar u optimizar
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