Cuando se trata de tareas importantes… bueno, todas parecen importantes, ¿no es cierto? Todas claman por tu atención inmediata y tu preocupación.
Si tuviera un dólar por cada vez que alguien me ha dicho “es que todas son importantes” tendría… muchos dólares. Sí, todas las tareas parecen importantes, sobre todo cuando uno está abrumado, angustiado y a punto de tirar la toalla.
Sin embargo, y contradictorio a lo que podrías esperar, en realidad pocas tareas son realmente importantes.
Este es uno de esos paradigmas que lo sorprenden a uno cuando comienza en este camino hacia la efectividad. El reconocer que no todo es importante, ni relevante.
Lo que pasa es que discernir en dónde colocar tu energía más preciada requiere un poquito de esfuerzo previo.
Pareciera que es más fácil meter un grito de frustración “¡Arrrghhhh, TODO es importante!” que tomarte unos pocos minutos diarios para ser muy intencional y cuidadoso con tu selección de tareas.
Yo creo que es porque uno entra en “modo desesperación” y se vuelve momentáneamente ciego… pensando que si no miro en detalle el problema, tal vez éste desaparecerá.
Y para rematar uno mismo se da palo por “ineficiente”, “débil” y hasta “bruto” al no ser capaz de marcar toda la lista de tareas como “hecha”.
Muchas veces ni siquiera son palabras en la cabeza, sino un malestar generalizado, un hueco en el estómago que te produce como náuseas… No sé, a mí me pasa así. ¿A ti no?
Bueno, pues hoy quiero ayudarte a cambiar este paradigma y mostrarte una mejor forma de hacer las cosas.
¿Cuáles son las tareas importantes?
La forma de saber si una tarea es importante o no es simple. Primero debes saber cuál es el objetivo que quieres lograr. A ver… vayamos en mayor detalle, porque no es cualquier objetivo.
Hablemos primero del ámbito profesional. Lo importante es aquello que trae los ingresos (lo que yo a veces llamo “la papita”).
Si eres un emprendedor o freelance esto se entiende de forma directa. Las tareas más importantes son las que te llevan a cumplir con tus objetivos de ingresos.
Ojo, eso no quiere decir que otras tareas que no están directamente relacionadas con los ingresos no deban hacerse. Simplemente quiere decir que al momento de decidir, las tareas que traen los ingresos son las que más peso tienen. Las más importantes.
Si eres empleado, entonces la pregunta se modifica un poco y es ¿Por qué te pagan? O dicho en otras palabras ¿Cuál es el objetivo principal de tu cargo? ¿Para qué te contrataron? Para que tú logres… ¿qué?
Ok, la respuesta te revela qué tareas son las más importantes… aquellas que están directamente relacionadas con que ese objetivo se cumpla.
Ahora, ya sé que esto suena un poco “mercantilista” como una vez me lo dijo una estudiante y con seguridad por el camino hay tareas muy importantes o proyectos trascendentales que no caen directamente en la categoría de “traer los ingresos”.
Pero en términos generales, cuando estamos hablando del ámbito profesional, todo de una u otra manera se relaciona con los ingresos. Acciones de mejora, eficiencia, clima organizacional, desarrollo personal, etc… al final afectan los ingresos.
Ahora hablemos del ámbito personal. De nuevo, ¿cuáles son tus objetivos? ¿Qué quieres lograr?
¿Deseas fortalecer tu relación con tus hijos y pareja? ¿Es imperativo para ti separar tiempo para ti mismo? ¿Necesitas mejorar tu salud? ¿Deseas tomar un curso que te va a hacer crecer como persona?
¿Cuál es tu objetivo más apremiante? ¿El que si no se resuelve pronto puede ocasionarte una hecatombe personal?
Ok, si lo sabes, entonces ese es el que tiene prelación sobre todos los demás. Ya sé que vas a sentir la tentación de decir que “todos los objetivos son importantes”.
Pero te invito a que te obligues a tomar decisiones difíciles y simplifiques todo lo que puedas.
Mira, esto es como intentar hacer malabares con 27 pelotas… imposible, ¿no? Entre menos pelotas tengas en el aire, más fácil será hacer malabares.
Si quieres aprender una secuencia fácil para eliminar tareas, te invito a que leas mi serie en cómo reducir tu lista de tareas aquí.
Ya sabiendo cuáles son tus proyectos y/o tareas más importantes, miremos cómo organizarlos.
Revisar periódicamente
Si alguna vez te has sentido como que no sabes ni por dónde empezar con tu lista de tareas, se debe a que no te has tomado el tiempo de revisarla en detalle y tomar decisiones.
Quisiera poder decirte que la lista de tareas se va auto-gestionando y auto-marcando como completada ella sola. Pero… no es así.
Ser efectivo requiere que te presentes todos los días y hagas el trabajo. ¿Cuál trabajo? El de decidir conscientemente a qué le vas a dedicar tu tiempo y energía.
En mi experiencia por lo general tenemos dos tipos de personas: Las personas que necesitan revisar y planear día por día, uno por uno, en detalle.
Y las personas que prefieren tener un poco más de flexibilidad y planear más con una visión semanal. Yo soy de estas.
En cualquiera de los dos casos, es absolutamente indispensable tomar decisiones sobre qué tareas se van a realizar qué día.
Las 3 tareas más importantes
Ahora, para la parte más polémica: Para cada día debes definir tres tareas importantes. Máximo 3.
La primera tarea (la que con algunos de mis estudiantes llamamos “la papita”) es la tarea que sí o sí, necesariamente se debe completar en el día.
Esta es la tarea que mueve más la aguja, la que más impacto tiene sobre lo que quieres lograr, la que más se ve, por la que te vas a medir.
También se le llama a esta tarea “la rana” por el libro de Brian Tracy “Cómete esa rana” que tiene que ver con una famosa frase de Mark Twain que reza: “Si te comes una rana a primera hora de la mañana, nada malo te pasará el resto del día”.
La rana es esa tarea a la que le tienes resistencia y pereza, pero que es la más importante. Asegúrate de formular esta tarea comenzando con un verbo de acción y de que sea lo más simple posible.
Por ejemplo:
Llamar al Dr. Camacho para acordar cita para presentarle el prospecto.
Si el Dr. Camacho tiene el potencial de convertirse en uno de tus mejores clientes, esta tarea es la más importante, la que primero tienes que hacer.
Otro ejemplo:
Definir la tabla de contenido de la presentación para el simposio.
Nota que no dije “Hacer la presentación para el simposio”. Dije “Definir la tabla de contenido”. Es posible que falten algunas semanas para el simposio y por eso tengas la tentación de procrastinar con la presentación. Pero si divides la tarea en tareas más pequeñas, es mucho más fácil encaminarte y lograr momentum para seguir avanzando.
Una vez has hecho esa tarea, puedes definir cuál sería la siguiente, para ese proyecto.
Cada día define una tarea de “papita”, la que no se puede pasar el día sin que completes y dos tareas que le sigan en orden de importancia. Máximo 3 por día.
[A propósito, le digo “la papita” porque es la que está relacionada con los ingresos… para comprar el mercado, la papa para comer ;-)]
¿Sólo 3?
Sí, solo 3. Ya sé que suena como poco. Pero la tendencia es a llenarnos de tareas que a la larga, no son importantes.
¿Cómo cambiaría tu semana si completaras 15 tareas importantes?
¿Cómo cambiaría tu mes si completaras 60 tareas importantes?
¿Cómo cambiaría tu año si completaras 720 tareas importantes?
Esto se puede lograr, simplemente decidiendo cuáles son tus tres tareas más importantes por día.
Imagina haber logrado tu más alta contribución, haber finalizado tres tareas que realmente mueven la aguja, haber utilizado tu más efectiva energía y enfoque y haber terminado… antes del medio día…
Ahhhhh… ahora sí te puedes dedicar en paz a tooooodas esas otras tareas irrelevantes, a reuniones, a las selfies en Instagram… todo sin la culpa de no cumplir lo que sabes que debes cumplir.
Este tema está siendo clave en mi vida en este momento, ya que al lidiar con una condición de salud las horas “trabajables” en el día puedes verse drásticamente reducidas. Entonces es mucho más crítico ser muy intencional con las tareas que haces.
Entonces…
Si te gustan los planeadores, te invito a que conozcas mi entrenamiento online Haz Menos ⋆ Logra Más en el que tendrás acceso a mis planeadores semanal y diario y te enseñaré rutinas de planeación de todas tus tareas pendientes.
He hablado extensamente sobre este tema. Si quieres profundizar más, te recomiendo los siguientes #ScopeEsencial:
- El secreto que nadie te ha contado sobre tu lista diaria de tareas
- ¿Y si solo pudieras trabajar 2 horas diarias?
- Este hábito hará que cumplas tus objetivos día a día + apuesto a que no se te había ocurrido
- ¿Es posible hacerlo todo? 5 pasos para averiguarlo
- 3 claves para organizar lo más importante de tu semana
Ahora es tu turno
Ve a los comentarios y dinos: ¿Cuáles serán tus tres tareas más importantes de mañana?
¡Cuéntale a tus amigos!
¿Cuántas tareas importantes debes realmente completar por día? @SerEsencialista 
Y una de tus tareas importantes de hoy debería ser compartir usando estos botoncitos ⤵︎
