Una vez escribí un twit sobre la delegación de tareas que provocó una respuesta que me dejó fría, pero no me sorprendió.
Alguien me decía que había que tener mucho cuidado con andar delegando tareas en el trabajo porque de pronto esa persona terminaría reemplazándote.
Y esa respuesta puso de manifiesto los grandes miedos que puedes tener ante la delegación, de los cuales el que “te corran la butaca” es uno de los mayores.
Quiero decirte algo:
Si alguna vez has deseado clonarte, es decir, que hubieran dos de ti para alcanzar a completar todos tus pendientes, la delegación es la forma de hacerlo.
No solo eso, la delegación es una de las formas más efectivas de lograr el crecimiento propio y el de tus colegas y colaboradores, mientras se distribuye la carga de trabajo en una forma más eficiente.
Después de haber eliminado todo lo que no deberías estar haciendo tú, como lo vimos en la primera estrategia para reducir tu lista de tareas, puedes comenzar a mirar qué se puede delegar.
Da click aquí para saber cuáles son las primeras tres cosas que debes delegar.
Este mes voy a estar hablando sobre la delegación y quiero empezar por la causa número 1 por la que no delegas o no delegas lo suficiente: el miedo.
¿Qué es la delegación de tareas?
Pareciera que la respuesta es obvia, pero la delegación de tareas se trata de mucho más que simplemente poner a otro a hacer lo que no quieres hacer.
De hecho, la delegación es un tema bastante amplio si uno quiere implementarla efectivamente. ¿Qué significa exactamente delegarle una tarea a alguien?
La delegación de tareas tiene que ver con encontrar la persona correcta para la tarea correcta, evaluar en qué actividades cada uno entrega el mayor valor mientras hace honor a sus habilidades y pasiones, simplificar procesos, independizar procedimientos y lograr mayores y mejores resultados de crecimiento, con menos esfuerzo y menor costo.
Sin embargo, para muchos la delegación de tareas trae consigo un alto nivel de ansiedad y miedo, ya que puede desafiar el apego al control, al perfeccionismo y al agobio que usamos como excusa para el bajo rendimiento.
Así que veamos cuáles son los miedos más comunes y cómo vencerlos. No puedo delegar porque…
1. No tengo a quién delegarle
Si trabajas en una organización probablemente no tienes personal a cargo. Si eres un emprendedor que apenas está empezando, aún no tienes los recursos para contratar a nadie.
Si trabajas freelance, es posible que simplemente no tengas a quién delegar nada. Estas son verdades innegables.
Pero esto no quiere decir que no puedas empezar a tomar acción hacia la delegación. En primera medida, ¿sabes específicamente qué actividades realizas?
¿Tienes un listado de todas y cada una de las tareas que llevas a cabo? Si no lo tienes, el imprimible de abril te sirve para iniciarlo.
Es simple, lleva un registro diario de todo lo que haces. Una vez has recolectado información por al menos un mes, tendrás una idea de todo aquello que ocupa tu tiempo.
Después, examina tu lista y comienza a identificar qué tareas podrían ser ejecutadas por otras personas (así esta o estas personas aún no existan).
¿Potencialmente qué tareas podrías delegar?
Una vez que sepas qué se podría delegar, puedes comenzar a pensar en quién podría ayudarte temporalmente o como un outsourcing que contratas por un tiempo definido, para una tarea específica.
O… quién cercano a ti, un amigo o pariente, te puede ayudar un poco y de forma no permanente, a cambio de poco dinero.
Estas son formas de comenzar poco a poco a delegar tareas pequeñas o mecánicas de forma de no gastar demasiado dinero ni comprometerte en un contrato de tiempo indefinido.
Incluso es posible que alguien esté dispuesto a darte una mano por un tiempo, sin cobrarte, como un favor o a cambio de aprender sobre tu oficio. Por ejemplo un sobrino que va a la universidad y tiene algo de tiempo libre.
La delegación aplica incluso con temas personales. ¿Hay alguien que te pueda ayudar a coordinar tus citas médicas o la compra del mercado o que te pueda ayudar con la limpieza de la casa?
2. Esto es demasiado importante, no se lo puedo confiar a nadie
¿Es demasiado importante o no quieres soltar el control? ¿En realidad se trata de un tema confidencial o simplemente estás buscando una excusa para no dárselo a otra persona?
Esta excusa es muy común y pretende enmascarar y racionalizar otros miedos. De nuevo, la respuesta está en tener un listado completo de todas tus actividades y analizar de la manera más objetiva posible cuáles son “delegables”.
Si no te es posible ser objetivo, recluta a tu jefe en esta tarea y consulta con él qué tareas se podrían delegar.
A nivel personal, lo mismo, trata de ser objetivo o recluta la ayuda de tu pareja o un familiar.
Si aun así sientes miedo de delegar algo que consideras muy importante, comienza delegando cosas que te causen menos ansiedad y partiendo de ahí, ve aumentando la complejidad o importancia de las tareas que le confías a otros.
Las personas pueden sorprenderte, dales la oportunidad.
3. Va a tomar mucho tiempo, es más rápido si lo hago yo
No te voy a negar que delegar requiere una inversión de tiempo y energía, por un lado en el entrenamiento de la persona, que incluye el que tú te dediques a transmitir la información efectivamente y por otro lado en la entrega como tal de la tarea y su posterior seguimiento.
Pero piénsalo, ¿no es más eficiente que tú te dediques a aquellas tareas en las que agregas más valor y que más disfrutas?
Si cada uno de nosotros ocupa su tiempo en las cosas para las que es realmente bueno, que hace en la mitad del tiempo y que se goza, no solo todos seríamos más felices, sino que los resultados del equipo se multiplicarían.
Sí, delegar al principio conlleva trabajo adicional, pero a la larga es más el tiempo, energía y dolores de cabeza que te vas a ahorrar. Y esa inversión ¡vale la pena!
4. No lo va a hacer “como debe ser” y terminaré haciéndolo yo
Si la persona no tiene aún el nivel o requiere entrenamiento para realizar la tarea que le vas a delegar, entonces es necesario dárselo.
También es necesario comunicar con mucha precisión los estándares de calidad, el nivel de autonomía y los plazos de entrega que se esperan en la realización de esta tarea.
Debes asegurarte de que todos tus requerimientos quedan absolutamente claros. No entregues información a medias para luego tener la excusa de que la delegación no funciona.
Y, cabe decirlo, suelta la noción de que solo tú sabes hacer las cosas bien y de que solamente tu manera es la correcta 
Abre la puerta para la creatividad de tus colaboradores y entiende que hay más de una forma de hacer las cosas. Deja ir tu necesidad de control y no permitas que lo “perfecto” sea enemigo de lo bueno.
Concéntrate en el resultado que quieres lograr.
Hay una gran distancia entre ser mediocre y quedarte paralizado por el perfeccionismo. No estoy promoviendo la mediocridad. Estoy diciendo que a veces tenemos estándares irracionalmente altos para cosas que no los requieren.
5. Ya he delegado antes y no funciona
Siguiendo con el tema anterior, está bien, puede ser que a pesar de haber sido claro con la información y haber seleccionado a la persona que pensaste era la correcta, la experiencia fue negativa.
Claro, esto puede pasar. Pero no dejes que una mala experiencia defina el resultado de todas las demás.
Si el proceso fracasa, al primero que debes mirar es a ti mismo. Analiza qué podrías haber hecho mejor, cuáles fueron tus fallas de comunicación e inténtalo de nuevo, ya sea con la misma persona o con alguien nuevo.
La delegación de tareas es un proceso que requiere que tú estés presente y, en la mayoría de casos, hagas el seguimiento correspondiente.
No se trata de lanzarle la pelota a alguien y luego salirte del partido (aunque cuando trabajas con personal de alto nivel, ese podría ser el caso).
Si eres consciente de que tuviste fallas porque no fuiste claro con la información, no hiciste el debido seguimiento o elegiste mal a la persona, aprende de tus errores y sigue delegando.
6. No quiero abusar de la gente, delegándole a otro lo que no me gusta a mí
Aquí hay dos puntos: Hacer a medias y de mala gana lo que no te gusta no le aporta mucho a tu organización.
El que no te guste una tarea no la hace despreciable. Todos tenemos diferentes gustos y talentos y lo que no te gusta a ti puede parecerle lo máximo a la persona idónea.
Y por otro lado, cuando le das la tarea correcta a la persona correcta, esa persona es mucho más eficiente y más feliz.
Eso no es abusar… todo lo contrario, es honrar la naturaleza de la gente y ayudarles a alcanzar su más alto potencial.
Muchos trabajadores quisieran obtener un poco más de responsabilidad, tareas que les permitan ejercer sus talentos y demostrar que pueden dar mucho más.
La delegación de tareas en una excelente oportunidad de crecimiento tanto para quien delega, como para quien ejecuta la tarea.
Abusar de la gente es entonces no darles acceso a esas oportunidades de crecimiento, pretender que se mantengan siempre en el mismo nivel sin poder expresar sus capacidades.
7. Qué tal que me corran la butaca
¿Qué tal que le delegues a esta persona y todo el mundo se dé cuenta de que hace un mejor trabajo que tú y termine por reemplazarte?
Mira, yo sé que en una sociedad en la que fomentamos una mentalidad de escasez, de que no hay suficiente para todos y que si tú tienes quiere decir que yo no tengo, este es un miedo muy real.
Pero de nuevo, ¿no es más beneficioso para todos que cada uno se concentre en aquello para lo que realmente tiene talento, que completa en una fracción del tiempo y que además lo hace feliz?
¿Y qué si tu colaborador realiza la tarea mejor que tú? ¡Excelente! Una cosa menos en tu lista y una cosa más que apasiona a tu colaborador.
¡Todos ganan!
Comunícales a todos lo bueno que es tu colaborador para esa tarea. Ensalza su buen desempeño. Y… enfócate en las cosas en las que tú sí brillas.
Si no lo haces por la eficiencia, hazlo por tu integridad. Porque es lo correcto. Y porque al final, sí hay suficiente para todos.
Espero que esta miniLección te ayude a vencer algunos miedos y a tomar consciencia de los grandes beneficios de la delegación de tareas, porque, dicho simplemente, no se puede avanzar o crecer sin la ayuda de otros.
Y si estás listo para comenzar, el imprimible del mes es la lista de Esperando Respuesta.
Este concepto introducido por David Allen es simplemente una lista en la que apuntas todas las cosas que has delegado, a quién se la delegaste y cuándo es la fecha de entrega.
De esta forma tienes en un mismo sitio todos los ítems a los que debes hacerles seguimiento. Aunque puedes usar apps para llevar este registro, si no te gusta mucho la tecnología este imprimible es para ti.
Ahora es tu turno
Ve a los comentarios y cuéntanos: ¿Cuál es tu mayor miedo a la delegación y cuál es el primer paso que darás para vencerlo?
¡Cuéntale a tus amigos!
El coco de la delegación de tareas: 7 miedos que te paralizan y cómo vencerlos
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