Pros: Puedes usar Trello para mil cosas. Si lo deseas puedes hacer una búsqueda en Google y encontrarás miles de formas de usarlo. Es supremamente flexible y versátil y se adapta al estilo de cualquier persona. Accesible desde cualquier plataforma y dispositivo, altamente visual. Lo que tiene de particular Trello es que su formato en “tableros” que te permiten ver muchas cosas al mismo tiempo, lo que te da un enfoque más global de la información, si bien al mismo tiempo puede ser muy específico. Excelente para colaborar en proyectos con otros miembros del equipo.

Contras: Solamente disponible en inglés.

Uso personal: Literalmente no puedo vivir sin esta app, ella es mi pánel de control de todas mis tareas y mi principal centro de lluvia de ideas. He adaptado a Trello para que funcione como yo necesito que funcione, para que honre específicamente mis gustos y mi manera de procesar información. He tenido bastante éxito enseñando a mis estudiantes cómo organizarse con Trello, aunque, como ya lo sabes, es posible lograr lo mismo con cualquier app similar. Trello es la razón por la que he dejado de usar otras apps, que aunque cumplen muy bien su función y están excelentemente bien diseñadas, no me muestran la información de la forma en que lo hace Trello.

Precio: GRATIS.

Links: Sitio oficial.

Pros: Excelente diseño, simplicidad, es accesible desde cualquier dispositivo. Te permite hacer diferentes listas y sincronizar con tu calendario y todos tus dispositivos.

Uso personal: Probé esta app hace tiempo y me pareció excelente. No la uso porque Trello cubre lo que necesito. Sin embargo, si no tuviera Trello, probablemente esta sería la app que usaría para administrar mis tareas. La conozco y la recomiendo, es cuestión de que la pruebes y decidas si se adapta a tu estilo.

Precio: GRATIS.

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Pros: Excelente diseño, simplicidad, es accesible desde cualquier dispositivo. Si te gusta enfocarte únicamente en el día de hoy y probablemente mañana, esta app es la indicada. Te muestra solo lo que es relevante para hoy, te permite hacer diferentes listas, establecer diferentes tipos de tareas y sincronizar con tu calendario.

Contras: No viene en español. No permite opciones de personalización del espacio de trabajo.

Uso personal: Probé esta app hace tiempo y deseé de verdad que se adaptara a mi estilo, pero no fue ese el caso. Dado que soy una persona que organiza mejor por la semana, esta app es demasiado granular para mi gusto. Sin embargo, si eres una persona que necesita más bien un enfoque diario, con mucha más simplicidad y cero distracciones, te la recomiendo.

Precio: GRATIS.

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Pros: Es posible formular proyectos completos, incluyendo las diferentes personas involucradas, para que todos estén enterados del avance. También permite crear “plantillas” de procedimientos que se pueden copiar cada vez que se va a ejecutar esa tarea. Así se tiene siempre un checklist de lo que hay que hacer.

Contras: Únicamente disponible en inglés.

Uso personal: Uso Asana principalmente para documentar mis procedimientos y compartirlos con las personas que me colaboran. Cuando estoy trabajando algo en equipo, esta es la herramienta que uso para definir lo que cada persona hace, cuándo. También la uso cuando se trata de proyectos complejos de muchas tareas.

Precio: GRATIS.

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Pros: Organiza tus notas e información de referencia en carpetas (libretas) y utiliza etiquetas para encontrarla más fácil. Toda información que quieras guardar “para después”, hazlo en Evernote. Recibe fotos, audios, links, texto plano, artículos. Se sincroniza con todos tus dispositivos.

Contras: La cuenta gratuita solo ofrece 60MB de cargas por mes, aunque este saldo se reinicia a los 30 días. Es decir, cada 30 días recibes 60MB adicionales. Para algunas personas esto puede ser poco, pero en mi caso personal no he requerido ampliar la capacidad.

Uso personal: Aunque Evernote puede usarse de muchas maneras, incluyendo como administrador de listas, donde realmente brilla para mí es en la habilidad para tomar y organizar notas y almacenar de forma ordenada información que necesitaré más adelante. Todo aquello que no es una tarea específica, por lo general es material de referencia y Evernote es el mejor sitio para almacenarlo.

Precio: GRATIS.

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Pros: Automáticamente escanea tus documentos, corrige la perspectiva, el contraste y el color para lograr la mejor calidad muy rápidamente y te permite compartir en tus redes sociales, por mensajería instantánea o almacenar directamente en Evernote. Aunque recientemente Evernote incluyó esta funcionalidad dentro de su app, Scannable parece dar un poco más de control. Elimina el desorden por exceso de papeles.

Contras: No sirve para escanear fotografías donde el color es importante. Está específicamente diseñada para documentos. Solamente disponible para iPhone.

Uso personal: Escaneo de todo tipo de documentos para compartir y almacenar en mi sistema de referencia.

Precio: GRATIS.

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Pros: Si usas el ecosistema Apple esta app se sincroniza con todos tus dispositivos, a través de iCloud. No es necesario cargar todo en la cabeza, porque Reminders se acuerda por ti, sin cansarse y sin fallar. Automáticamente. Y además le puedes pedir que te recuerde de algo, usando de manera muy fácil, Siri, el asistente de voz de Apple.

Contras: Ocasionalmente no sincroniza bien, pero saliendo y volviendo a entrar de la app la hace funcionar de nuevo.

Uso personal: Literalmente no puedo vivir sin esta app, ella es la que me recuerda de los pagos recurrentes, las medicinas que debo tomar, los cumpleaños, tareas pendientes generales, temas familiares y mil cosas más. Las personas piensan que yo me acuerdo de todo, tengo todo bajo control y siempre tengo la información. Pero no soy yo, es mi app de Recordatorios.

Precio: GRATIS.

Links: Esta app viene incluida con el sistema de Apple, bien sea MacOS o iOS. (La alternativa para Android es ColReminder).

Pros: Rastrear, registrar y medir en qué ocupas tu tiempo es una de las estrategias más efectivas para saber exactamente cómo lo estás utilizando. Expliqué esta estrategia en detalle en esta miniLección y compartí un imprimible que te ayuda a hacerlo de forma manual. Sin embargo, estamos en la era de la tecnología y existen aplicaciones para llevar este registro de tiempos de forma automática. La que yo uso es Toggl y me encanta porque los informes son muy detallados y me dan información sobre cómo estoy realmente utilizando mi tiempo. Esta información es clave para tomar decisiones sobre proyectos, delegar y crear procedimientos. Y si cobras tu trabajo por horas, pues con mayor razón.

Contras: Solo disponible en inglés.

Uso personal: Rastreo todos mis tiempos de trabajo usando Toggl. Así sé exactamente cuánto tiempo trabajo en la semana. Adicionalmente uso la herramienta de Pomodoro para redordarme de tomar descansos. Aunque al principio se requiere formar el hábito de registrar los tiempos, rápidamente se vuelve parte del trabajo y la información que me da, es invaluable.

Precio: GRATIS.

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Pros: Tener acceso a todo tipo de archivos desde cualquier dispositivo conectado a tu cuenta. DropBox te permite además visualizarlos. También te permite compartir documentos, lo que es crucial para el trabajo en equipo.

Contras: La cuenta gratuita solo ofrece 2GB de capacidad, lo que para algunas personas es demasiado poco.

Uso personal: Yo uso DropBox para revisar archivos en los que estoy trabajando actualmente, así que no utilizo mucho espacio, por lo que no he requerido adquirir una cuenta pagada. Google Drive ofrece funcionalidad similar, si deseas más capacidad gratis (15GB); sin embargo, al ser mi tendencia más hacia los productos Apple, personalmente no uso la suite de Google. Si eres enteramente Apple, iCloud Drive tiene la misma funcionalidad, pero solo ofrece 5GB.

Precio: GRATIS.

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Pros: Si sufres de exceso de interrupciones, poner límites y definir unos horarios a la semana en que puedes recibir personas te puede ayudar mucho. Con tu link personal, cada quien puede seleccionar cuándo agendar una cita contigo, de acuerdo con la disponibilidad que has definido en la aplicación, que se sincroniza con tu calendario. La funcionalidad básica es gratis.

Contras: Únicamente disponible en inglés.

Uso personal: Este es el software que uso para que prospectos a estudiantes Esencialistas programen sus citas de evaluación conmigo, según los espacios de tiempo que he establecido en mi calendario.

Precio: GRATIS.

Links: Sitio oficial | Descargas móviles

Pros: Tiene toda la funcionalidad para crear mapas mentales, de forma gratuita. Se puede instalar tanto en PC como Mac.

Contras: Únicamente viene en inglés.

Uso personal: Uso FreeMind cuando necesito hacer una lluvia de ideas detallada sobre un proyecto que está aún nebuloso en mi mente, o que no tiene una linearidad clara.

Precio: GRATIS.

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Pros: No hay necesidad de que te acuerdes de todas las contraseñas que hoy en día usas (y son cientos). Solo te tienes que acordar de una, la de esta app que almacena de manera segura todos los datos de ingreso y contraseñas de los servicios que usas. Ya no se supone que te debas acordar de todas tus contraseñas; se supone que adquieres una app administradora de contraseñas. Esta es la forma más segura de protegerte contra personas malintencionadas.

Contras: Solamente disponible en inglés.

Uso personal: Soy muy cuidadosa con mis datos y contraseñas y aunque los más sensibles no están en esta app, sí almaceno allí los que uso con mayor frecuencia.

Precio: Suscripción al servicio por USD$2,99 mensuales.

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Pros: Leer PDFs desde la nube y rellenar formularios (si el PDF contiene formularios).

Uso personal: Lo uso sobre todo cuando quiero llenar un PDF que es un formulario.

Precio: GRATIS.

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Pros: Te permite establecer hasta cuatro zonas horarias gratis. En la era de la globalización en cualquier momento necesitamos saber cuál es la hora en una zona horaria diferente. Esta app nos ayuda con eso.

Uso personal: Para confirmar la hora de reuniones y citas en otras partes del mundo.

Precio: GRATIS.

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Pros: Crea todo tipo de calendarios para llenar en tu computador o para imprimir.

Contras: No viene en español.

Uso personal: A veces deseo hacer una lluvia de ideas de las fechas en que se deben cumplir ciertas etapas de un proyecto. Para eso utilizo esta aplicación web que es súper versátil. Principalmente termino imprimiendo los calendarios.

Precio: GRATIS.

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Pros: Utiliza el método GTD de forma estricta, fácil de usar, con toda la funcionalidad que GTD exige, lindo diseño y es gratuita. La mayoría de apps que existen para aplicar GTD son costosas y complicadas. Doit.im te permite implementar de forma simple y rápida.

Contras: No ofrece backup de los datos, aunque sí se puede imprimir una copia en PDF, no viene en español.

Uso personal: He usado esta app antes, cuando me adhería más estrictamente al método GTD, especialmente para la administración de grandes proyectos o proyectos a largo plazo. Aunque aun tengo en ella información, ya no la uso a diario porque mi método personal ha evolucionado. Sin embargo, si quieres implementar GTD en todo su rigor sin gastar lo que otras apps valen, esta es mi recomendación.

Precio: GRATIS.

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Pros: Especialmente diseñada para implementar GTD con toda su funcionalidad e incluso alguna funcionalidad extra, impecable diseño y soporte, backup en la nube.

Contras: Costosa, no ofrece aplicación de desktop para PC, no viene en español.

Uso personal: Fue una de las primeras apps que compré y la usé por un tiempo, pero de nuevo, al alejarme de la rigurosidad de GTD, dejé de usarla. Sin embargo en 2017 fui invitada a formar parte del grupo de expertos que probaron la versión 3.0 antes de su lanzamiento y puedo decir que es espectacular, siempre que seas una persona que quiere implementar GTD estrictamente.

Precio: Mac USD$49,99. iPhone USD$9,99. iPad USD$19,99.

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