¿Te pasa que tus tareas pendientes te tienden emboscadas?

Vas en tu carro camino al centro comercial y de repente te das una palmada en la frente porque recordaste que ayer tenías que haber enviado los datos del pedido que tu colega tiene que hacer y que si no se enviaban ayer ocasionarían un grave retraso en la entrega.

O estás en la ducha entonando una de tus baladas favoritas cuando de repente se te ocurre la perfecta solución a ese dilema que tenías esta semana en la oficina.

O estás haciendo la fila en el banco y entonces recuerdas que no has comprado los materiales para la tarea de tu hijo, quien la tiene que entregar esta tarde.

O esta que es muy típica: este año también olvidaste el cumpleaños de tu mamá. Acompañada, claro, de: “Mijo, es que anote las cosas porque a usted todo se le olvida”.

¿O no?

El cerebro estúpido versus el cerebro inteligente

Ya no recuerdo donde leí sobre este concepto, (y si lo encuentro pondré la referencia aquí), pero básicamente debemos entender que el cerebro es a la vez estúpido e inteligente.

El cerebro es inteligente porque sabe que tienes tareas pendientes y, teniendo su propio sistema de recordatorios, te quiere enviar notificaciones de esas tareas constantemente.

Pero por otro lado el cerebro es estúpido, porque con mucha frecuencia esas notificaciones te las envía en un momento en el que no te es posible tomar ninguna acción al respecto.

Como por ejemplo cuando vas conduciendo tu carro o estás en la ducha o estás en la fila del banco.

En otras palabras el sistema de recordatorios del cerebro no toma en cuenta cuál sería el mejor momento para darte notificaciones, para que esas notificaciones sucedan cuando estás físicamente en un sitio donde puedas tomar acciones para resolver esas tareas pendientes.

Y eso causa estrés.

Debes usar tu cerebro como una herramienta de enfoque y no de almacenamiento; como la RAM de tu computador y no como el disco duro. Esencialista — Administración Consciente del Tiempo

¿Qué pasa cuando abres muchos programas en tu computador al mismo tiempo? La memoria RAM hace que el computador se ponga más lento e incluso puede llegar a colapsar.

Tu mamá tiene razón sobre anotar las tareas pendientes

Según David Allen la razón de tu constante estrés tiene que ver con cargar todas estas tareas pendientes en tu cabeza —o sea en tu mente— sin pasarlas a ninguna otra parte y sin tomar decisiones al respecto.

Y, desde mi punto de vista, el cargar con todas tus tareas pendientes en la cabeza te saca del momento presente.

Y como lo digo constantemente, el propósito de la administración consciente del tiempo es lograr que estés presente en este momento Esencialista — Administración Consciente del Tiempo pues sólo en este momento existe la felicidad.

Sólo en este momento puedes ser realmente efectivo. Lo que las personas quieren de ti es tu total presencia, especialmente tu familia y amigos más cercanos.

Lo que tu organización quiere de ti es que cuando estás trabajando, estés realmente trabajando, dando lo mejor de ti, poniéndole a tu labor del 100% de tu atención.

Y, sin embargo, el cargar constantemente tus tareas pendientes en tu cabeza hace que mientras estás con tus hijos o con un amigo estés pensando en las cosas de la oficina, y que cuando estás en la oficina estás pensando en los problemas de la casa, o peor aún para ambos casos, pendiente de las redes sociales, con tu atención dividida y constantemente revisando tu teléfono celular.

Así que el estar realmente presente en tu vida empieza sacando todas tus tareas pendientes de tu cabeza. Esencialista — Administración Consciente del Tiempo

¿Qué cosas cargas en tu cabeza?

Todos estos ítems, cosas, o pendientes, que son de tres clases:

Cosas físicas como papeles con anotaciones, notas de reuniones, cosas que te llegan en el correo físico, documentos impresos, y cosas sueltas que tienes en los bolsillos, cajones, gabinetes, o incluso en tu billetera.

Cosas digitales como los e-mails que te llegan llamadas telefónicas, mensajes de voz, mensajes de texto, mensajes de chat, páginas web que quieres revisar, documentos digitales, o mensajes en redes sociales.

Cosas mentales como pensamientos que tuviste, metas que quieres lograr, que quieres hacer, o sueños que quieres cumplir.

¿A dónde deben ir tus tareas pendientes?

Pues si ya no van a permanecer en tu cabeza, tienen que ir a dar a alguna especie de contenedor.

Un contenedor que tenga capacidad infinita, que no se canse, que funcione automáticamente, que sea confiable y que siempre esté ahí cuando lo necesitas.

A mi modo de ver hay dos clases de contenedores:

Contenedores análogos que no usan tecnología, o sea cuadernos o libretas de notas o agendas o incluso las bandejas de entrada que algunas personas aún utilizan sobre sus escritorios.

Contenedores digitales como por ejemplo tu smartphone, una app administradora de tareas o tu e-mail o tu buzón de voz o una grabadora de sonidos.

El propósito de que todo lo que estás cargando en tu cabeza vaya a dar a un contenedor es que tengas el espacio mental y la claridad para estar realmente presente en este momento.

Adicionalmente esta recolección masiva de todas tus tareas pendientes te proporciona la certeza de que todo está en el contenedor o contenedores que has destinado para eso.

Si te olvidaste de algo, sabes que puedes ir a buscarlo a ese lugar.

Ten en cuenta tres claves para administrar tus contenedores:

  1. Toda tarea pendiente o ítem que está flotando en tu cabeza debe ir a un contenedor.
  2. Que no sean muchos; mi recomendación es tener un contenedor digital y uno análogo. Es decir una app de administración de tareas y un cuaderno (Así lo uso yo, aunque todo lo que escribo en el cuaderno finalmente termina siendo transcrito a mi app de administración de tareas).
  3. Hay que estar revisando y vaciando los contenedores periódicamente.

¿Por dónde puedes empezar?

Éste mes he creado un imprimible muy especial inspirado por David Allen. Éste imprimible es simplemente un listado maestro de todos los posibles aspectos de tu vida, tanto personal como profesional, en los que puedes tener tareas pendientes.

Si te ha sucedido que sabes que tienes algo de lo que te tienes que acordar pero por más que te esfuerzas no logras hacerlo, lo más probable es que en esta lista hay algún recordatorio que te va a hacer recordar.

Desde notas de reuniones, y comunicaciones pendientes con otros colegas, hasta el pago de los servicios públicos y reparaciones de tu casa, esta lista lo cubre todo.

La lista inicialmente fue creada por David Allen, pero con los años yo le he agregado mis propias categorías y sub-categorías porque sentía que hacían falta cosas.

La Lista de Recordatorios para la Recolección está disponible en la Biblioteca de Imprimibles a la cual tienen acceso exclusivo mis suscriptores.

 

Acorrala tus tareas pendientes - Listado de Recordatorios para la Recolección

 

Si no te has suscrito, lo puedes hacer totalmente gratis utilizando el siguiente botón:

 

Tareas pendientes - Suscríbete y recibe el imprimible

¿Qué pasa si son muchas?

Lo más probable es que tu lista va a parecer interminable, pero es que son muchas las cosas que procesamos a diario y que se van perdiendo por el camino porque no nos tomamos el tiempo de apuntarlas.

Sin embargo el propósito del ejercicio de sacar todos tus pendientes de tu cabeza no es el de abrumarte, sino el de volcar está masiva cantidad de información en un sistema, en un contenedor que la guarde y la proteja y que la tenga lista para cuando sea el momento de revisarla.

De todas maneras, no será posible realizar el 100% de las tareas en tu larga lista, no es necesario porque a partir de aquí el proceso consiste en determinar cuáles de estas tareas son las que realmente tienen impacto sobre los resultados que quieres lograr.

Y concentrarte en esas.

Pero por ahora el primer resultado que necesitas es el de poder sacar todos estos pendientes de la cabeza y luego generar a diario el hábito de que todo ítem o cosa nueva que aparezca, sea registrada inmediatamente en un contenedor (app, cuaderno, etc.)

Para la mayoría este paso se siente liberador, porque dejas de cargar un montón de información. Simplemente sabes que está en tus contenedores.

De esta forma reduces las posibilidades de que la mente te mande notificaciones cuando no puedes tomar acción… o siquiera apuntes.

Ahora es tu turno

Ve a los comentarios y cuéntanos sobre tu experiencia con este ejercicio: ¿Hay algo que haga falta en la lista? ¿Te sorprendiste al recordar ítems en los que no pensabas hace mucho tiempo? ¿Cuántas tareas o ítems salieron en tu lista?

Cuéntale a tus amigos

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Cuatro pasos para reducir tu estrés y tomar acción ahora incluso si no sabes por donde empezar

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