Caso de estudio

María Constanza Ramírez, MD

Directora Médica, Cero a Tres Desarrollo Infantil

María Constanza Ramírez - familia

Mi nombre es María Constanza Ramírez, tengo 41 años, soy madre de dos niñas de cinco y siete años, vivo con mi esposo que trabaja en una multinacional, con un cargo regional, donde debe viajar mucho.

Soy Médica. Mi cargo actual es Directora Médica de una IPS llamada Cero a Tres Desarrollo Infantil, donde apoyamos a familias con niños de cero a tres años con inmadurez, retraso o patologías del desarrollo infantil.

Trabajo desde hace seis años en mi empresa, creada por mi mama. Mi papá nos abandonó desde que mis padres se separaron cuando tenía 15 años y mi única hermana vive en Canadá desde hace 13 años.

 

¿Cómo era tu vida antes del programa?

Mi vida antes de iniciar el programa de coaching con Carolina se basaba en apagar incendios, viviendo con frases como “no me alcanza el tiempo”, ”qué pena, no alcancé, es que tenía muchas cosas”, “mil disculpas por llegar tarde” o “qué pena, se me olvidó la cita”.

Trabajaba en la casa hasta muy tarde o en las madrugadas, más de 12 horas al día. No almorzaba por trabajar. Iniciaba el día sin saber cuáles eran mis tareas, mi agenda y las acciones que directamente le daban ingresos a mi empresa.

Llegaba a la casa y no compartía con mis hijas al 100% sino al 10%. No sabía cómo jugar con ellas. Tenía muchas discusiones con mi esposo porque olvidaba cosas importantes de la casa o del colegio de las niñas.

Sentía que la tecnología y yo no éramos compatibles, que eso era para mi esposo, no para mí. Utilizaba muchos cuadernos para anotar mis tareas y las cosas importantes y después no volvía a leerlos o me demoraba buscando lo que necesitaba, pues no recordaba dónde lo había anotado.

Sentía que no era justo con mi empresa tener a la cabeza una persona que no sabía administrar y que estaba agotando las posibilidades de mejorar.

Mi secretaria salía a las seis de la tarde muy triste y angustiada porque sentía que había perdido su día apagando incendios y tenía tantas cosas que no sabía por dónde comenzar.

En mi empresa dirijo a nueve personas y muchas veces no podía cumplir mis tareas como jefe. No alcazaba a leer todo lo que enviaban a mi correo y era muy escasa la retroalimentación. Quería ser ordenada y sistemática con la información, pero no sabía cómo.

¡El manejo del correo electrónico era espantoso! Tenía 2000 correos en el buzón de Email y mensajes en el WhatsApp, algunos acumulados de varios días.

Me sentía angustiada, cansada, fracasada y con un temor muy profundo pues no quería que mis hijas tuvieran este ejemplo de desorganización para sus vidas. No podía pedir ayuda a mi familia, pues padecen las mismas dificultades y no tienen conciencia de lo que pasa, incluso mi hermana que vive en Canadá hace 12 años en otro entorno cultural.

Mi esposo trataba de ayudarme, pero somos diferentes y en su afán de que yo aprendiera, era muy impaciente y quería que me adaptara a su forma de trabajo; pero yo no podía, a pesar de mi esfuerzo.

 

¿Cómo es tu vida después del programa de coaching?

Ahora mi vida es otra. Con ayuda de Carolina, mi coach, logré expresar mi situación y sacar toda la información que tenía en mi cerebro, en mi correo, mis responsabilidades y núcleos de acción.

Analicé mi rutina diaria y cómo en realidad estaba cargando demasiado para mi capacidad de producción de ese momento y cómo debía adoptar algunos hábitos por mi salud mental, física y el bienestar y felicidad personal de mis hijas y mi familia.

También llegamos a la conclusión de que en realidad no había suficiente tiempo para cumplir con todo lo que sobreestimaba que podía hacer y que debía abandonar algunas cosas. Y aprender a decir que no. Debía empezar por definir lo verdaderamente importante.

No era una tarea fácil, pues ya llevaba muchos años haciendo las cosas de una forma desordenada e improvisada. Lo primero era que tanto ella (como yo) me conociera y aceptara mis debilidades y fortalezas y juntas creáramos el método ideal para organizar mi tiempo, mi vida.

Considero que las primeras semanas fueron esenciales para que Carolina como coach me conociera, analizara mi historia, los acontecimientos que hacen que sea lo que soy y como a través de lo que soy podemos mejorar juntas y establecer una metodología que se ajuste a esa realidad de mi vida hoy, mis sentimientos, mi lógica y mis deseos.

Me enseñó cómo trabaja nuestro cerebro, con una tendencia a resaltar lo malo o lo que falta y no las cosas positivas.

En la segunda etapa del programa la aplicación fue más estricta; acepté sus condiciones y sus nuevos módulos de apoyo diseñados exclusivamente para mí.

Ahora utilizo un programa que se llama Trello para consignar mis tareas; aprendí cómo priorizarlas y tratar de manejar racionalmente las horas de trabajo que tengo en el día.

Y utilizo un cuaderno (uno solo) para anotar tareas en caso de no tener Trello a la mano y para consignar material de referencia, que posteriormente será guardado y archivado en Evernote.

Así es como iniciamos una rutina de reuniones diarias a las que llamamos reuniones de YO-con-YO con un checklist que inicia con un logro del día y tres cosas para agradecer, además de otras tareas para revisar y priorizar, correo electrónico, chat y agenda.

Sé que esta rutina es por mi bienestar, eficiencia y cumplimiento como madre y profesional y aprendí a realizarla sin falta.

 

¿Cómo cambió tu concepto de ti misma con este proceso?

Ha cambiado lo que pensaba y sentía sobre mis capacidades gerenciales y de liderazgo. Siento que puedo cumplir de una forma eficiente con mi misión de vida y eso me llena de felicidad y seguridad.

Es como si estuviera administrando y dando frutos sobre los dones, capacidades y oportunidades que recibo permanentemente.

Siempre he pensado que la vida es un trascender, crecer y aprender continuamente. Ahora soy más eficiente como mamá, esposa y como Directora Médica de mi empresa.

Me he dado cuenta cómo a través de mi cambio en el manejo de mi rutina diaria las personas alrededor como mi secretaria, mi esposo, mis hijas, mi mamá, mi hermana, han notado un cambio que puede ser testimonio de que sí se puede mejorar y cambiar. Es cuestión de encontrar la persona adecuada que tenga el conocimiento, el interés, la sistematización y la determinación para generar un plan estratégico que se adapte a tu historia.

Por su puesto requiere de tu compromiso, dedicación y deseo de mejorar.

 

¿Cómo se han visto afectadas tus relaciones como consecuencia de este proceso?

Mi relación con Juan Pablo es otra, ahora ya no hay discusiones por olvidos míos, hay una admiración, respeto y apoyo en el día a día del cumplimiento de mi rutina. Ahora que estoy más sola porque él está viajando tanto, está tranquilo pues las cosas funcionan en la casa y las tareas pendientes son ejecutadas.

A pesar de que somos diferentes y trabajamos en áreas diferentes, compartimos que tenemos una responsabilidad con nuestras hijas de ser ejemplo y que ellas tengan mayores habilidades en organización y manejo del tiempo.

Ahora él acepta mi metodología pues ve que me sirve y que no necesariamente tiene que ser la misma que le sirve a él. Siento que hay más respeto y admiración. Ahora ya sabemos que en lo que no soy muy ágil ambos encontramos mecanismos para adaptarnos. Nos complementamos.

Con mi secretaria y equipo profesional ha sido un cambio de 180 grados; es increíble cómo debía hacer un sobresfuerzo antes por tratar de verme segura, informada y actualizada de todo lo que estaban trabajando. Ahora no es aparentar sino ser.

Es estar al día en el correo electrónico y en la lectura de los informes y tareas con los padres que confían sus niños en mi empresa y equipo de trabajo.

¡Es increíble! Al yo organizarme, mi secretaria también logró organizarse y ahora sale temprano, tiene claras sus tareas diarias y prioridades de la semana. Y siento que a nivel personal le ha ayudado mucho, pues ha reconocido sus propias capacidades. Casi no hay olvidos y hay más tiempo para desarrollar otras habilidades. Siento que le gusta que le asigne tareas y poder completarlas eficientemente, es increíble. Realmente todo este cambio es una bendición.

Con mi equipo de profesionales es fantástico pues la mayoría del equipo es nuevo, así que estoy construyendo una imagen sobre otra filosofía y eficiencia como líder, con esta rutina y estos cambios en la organización del tiempo.

Así que es una oportunidad única y un reto para que esta filosofía y liderazgo continúen todos los días y sean una realidad. Se sienten tranquilos pues hay coherencia, rutinas y reuniones efectivas, independientemente de si estoy presente o no. Hay un compromiso de trabajar y cumplir lo programado.

 

¿Qué epifanías tuviste durante el proceso?

Algunos de los conceptos que más me sorprendieron incluyen el no cargar nada en la cabeza, pues yo cargaba todo y esperaba acordarme de todo. Que todos tenemos las mismas 24 horas, pero solo 8 horas deberían ser laborales y productivas; yo trabaja 20 y me faltaban a veces 24.

El estar el 100% con mis hijas y no estar pensando ni haciendo nada de trabajo si estoy con ellas; yo estaba el 10% y a veces dejaba de estar con ellas por estar en el trabajo apagando incendios.

Que le había dicho sí a demasiadas tareas, había que peluquear y aprender a decir no. Que lo primero que se hace es lo que directamente aporta a los resultados diarios, pues si pasa algún imprevisto, ya hiciste algo productivo. Yo hacia todo lo contario, ni siquiera sabía qué era lo más importante y lo dejaba de último o a veces no hacía nada.

En 20 años nunca había tenido el correo en “Inbox Zero”, cosa que se siente espectacular pues poseo la información y se han disminuido al máximo los incendios.

 

¿Qué significa para ti haber tomado este programa de coaching?

Significa crear mi propio sistema, comprometerme a sacarlo a delante y mejorarlo cada vez más, pues está diseñado solo para mí y yo tengo la responsabilidad de hacerlo funcionar y que ese esfuerzo e inversión de tiempo y dinero en construirlo de frutos y me permita crear un futuro mejor todos los días y llegar a ser feliz.

Implica sentir gratitud por haber tenido esta oportunidad de cambio y darle a mi coach la sabiduría necesaria para construirlo y lograr su implementación.

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