Cuando se trata de aplazar tareas soy la primera en decir ¡Yo! Por años tuve el deseo de lanzarme de paracaídas. Como adicta a las montañas rusas sentía que era el siguiente paso lógico.

Ya sabes, esa sensación de no tener opción más que estar en el momento presente mientras caes cientos de metros en el aire…

Cuando aprendí sobre Organízate con Eficacia (Getting Things Done o GTD) de David Allen aprendí sobre la lista de “Tal Vez/Algún Día”, una lista especial de cosas que posiblemente quiero hacer, pero que aún no sé cuándo.

Lanzarme de paracaídas la encabezaba, claro. Hasta que me di cuenta de que mes tras mes y año tras año, la seguía aplazando.

Apuesto a que tú también tienes cosas que aplazas y aplazas.

Sin embargo, para algunos expertos la idea de aplazar tareas —lo que en inglés llaman “procrastination”— no es del todo negativa si se usa en las “circunstancias adecuadas”, lo que a mi modo de ver es confuso.

¿Qué es exactamente la “procrastinación”?

Para mí la procrastinación no se trata únicamente de aplazar taras. Se trata de aplazar tareas que sabes que debes hacer ahora y que has decidido que debes hacer ahora. Tareas importantes.

Según diversos estudios hay muchas razones para procrastinar, por ejemplo que la tarea no ha sido concretamente definida, o no ofrece un beneficio tangible, o es abrumadora o te aburre.

No necesariamente se trata de simple pereza. Hay razones válidas para aplazar tareas que sabes que debes hacer.

Y por ello para mí el término “procrastinación” debe mantenerse dentro del marco de algo contra lo que debemos tomar acciones específicas. Pero esto será para otra miniLección.

Hoy quiero concentrarme en aquellas ocasiones en las que está bien, y de hecho recomiendo, aplazar tareas.

 

Aplazar tareas para lograr más

La verdad es que con toda seguridad tienes más tareas en tu lista de hoy de las que es posible hacer en un día.

Por eso en los últimos dos meses he estado explorando las opciones para reducir tu lista de tareas.

Opciones para reducir tu lista de tareas: Lo primero es saber cuáles son todas tus tareas. Entonces puedes tomar decisiones sobre qué y cómo eliminar, qué y cómo automatizar y qué y cómo delegar.

Pero aún así es posible que tu lista de tareas siga siendo bastante larga y ciertamente contiene ítems que son importantes.

No obstante, lo primero que debes entender es que aun cuando algo es importante no significa que es importante HOY. Tremenda contradicción: Cómo aplazar tareas te hace más efectivo

Ventajas de aplazar tareas

Así sea contradictorio, aplazar ciertas tareas te ofrece beneficios. Como probablemente ya lo sabes (porque lo digo a cada rato) la idea es no cargar nada en la cabeza (mente) ya que esa práctica te causa estrés.

Por eso se vuelcan todos los pendientes en algún contenedor.

Pero más allá de eso, se trata de organizar los pendientes para que en determinado momento tu lista solamente te muestre lo que es pertinente para ese momento.

Y si algo no es importante en este preciso momento, entonces debe ir a la lista adecuada, que no es la de hoy. Esto te permite no tener que pensar más en ello.

Lo que al mismo tiempo te permite enfocarte en lo que realmente debes cumplir hoy, diriges tu energía hacia lo que es relevante y pertinente en este momento. Dejas para después la preocupación.

 

¿Cómo aplazar tareas efectivamente?

 

Paso 1:

Toma tu lista de tareas, revisa ítem por ítem y pregúntate ¿puedo hacer esto después? ¿O es obligatorio que lo haga hoy?

 

Paso 2:

Dale prioridad a aquellas cosas que son tanto urgentes, como importantes, los muy conocidos incendios. Apaga el incendio y crea una tarea posterior para encontrar maneras de que el incendio no vuelva a suceder.

La segunda prioridad la tienen las cosas que no son urgentes, pero sí son importantes, ya que estas son las que más impacto tienen sobre los resultados que deseas obtener.

Ignora todo lo que no es importante, es decir, todo lo que no tiene impacto directo sobre tus resultados. Esto aplica tanto en tu vida profesional, como en la personal.

 

Paso 3:

Decide cuándo harás las tareas que no vas a hacer hoy. Si se trata de una cita (es decir una actividad que tiene una fecha y hora específicas) regístrala en tu calendario.

Si es algo que debes hacer en una fecha, pero sin hora fija, puedes ponerle un recordatorio.

Y si es algo que no tiene ni fecha ni hora concretas y que además es posible que no te comprometas 100% a hacer, consígnala en una lista especial llamada “No por ahora” (mi propia versión de la lista de David Allen).

La idea de esta lista especial es que la revises una vez por mes y decidas si algo de esa lista es relevante en este mes, en cuyo caso definirás acciones concretas para lograrla y las ubicarás bien sea en tu lista de tareas diaria o en tu calendario.

Si quieres usar un formato bellamente diseñado para llevar tu lista de “No por ahora” te invito a que te registres completamente gratis al Imprimible del Mes y obtengas acceso inmediato a la Biblioteca de Imprimibles.

Lista de No por Ahora - Esencialista - Tremenda contradicción: Cómo aplazar tareas te hace más efectivo

Allí encontrarás este y todos los demás imprimibles que he publicado mes tras mes, hasta ahora. Da click en el siguiente botón para registrarte:

Botón Lista de No por Ahora - Esencialista - Tremenda contradicción: Cómo aplazar tareas te hace más efectivo

Paracaídas

A veces la lista de “No por ahora” te ayuda a caer en cuenta de ideas que tenías hace tiempo y que a la larga, perdieron su encanto. Ya no son relevantes. Ya no aplican. Caducaron.

Después de años de estar aplazando el salto en paracaídas decidí que definitivamente no lo voy a hacer. No sé si es la edad o la pereza… pero siento que ya no me entusiasma como antes.

Y que sería un riesgo innecesario, cuando puedo sentir esa misma sensación de adrenalina en una veloz montaña rusa.

Ahora es tu turno

Ve a los comentarios y dinos ¿Cuál es una tarea que debería ir a tu lista de “No por ahora”? ¿Cuál es una tarea que debería desaparecer para siempre?

 

¡Cuéntale a tus amigos!

Tremenda contradicción: Cómo aplazar tareas te hace más efectivo @SerEsencialista Tremenda contradicción: Cómo aplazar tareas te hace más efectivo

Lo primero que debes entender es que aun cuando algo es importante no significa que es importante HOY. Tremenda contradicción: Cómo aplazar tareas te hace más efectivo

 

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Cuatro pasos para reducir tu estrés y tomar acción ahora incluso si no sabes por donde empezar

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